Korrespondenz – wie können wir uns schriftlich kommunizieren?

Korrespondenz

Korrespondenz – wie können wir uns schriftlich kommunizieren?

Ist es sinnvoll, die Fähigkeit, gut zu schreiben zu beherrschen und die Regeln des geschäftlichen Schriftverkehrs kennen zu lernen? Sagen Sie „nein” dazu? Dann irren Sie sich bestimmt. Schriftliche Kommunikation und Korrespondenz haben eine große Bedeutung.

Gibt es in der heutigen Zeit des Handys und des Internets immer noch so etwas wie alte Korrespondenz mit ihren Grundsätzen?

Mit Sicherheit kann man feststellen, dass es sie gibt. In welcher Form? Wir kommen zum Schluss, dass sie als professionelle Geschäftskorrespondenz erschienen ist.

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Was nennen wir heute Korrespondenz?

Sie wird als schriftliches Gespräch verstanden und ist ein Teil der interpersonellen Kommunikation. Je nach „Träger” kann sie unterschiedliche Form haben. Die E-mail-Korrespondenz, der Brief oder die Fax-Korrespondenz sind einige Beispiele dafür.

Unabhängig davon, ob es eine „moderne” oder „altmodische” Form ist, eines steht fest – ihre Regeln zu kennen, ist es besonders wichtig, denn was geschrieben und geschickt wurde, gibt dem Empfänger den ersten Eindruck von dem Absender, ihrem Geschäft und Möglichkeiten sowie gibt oder nimmt uns die erste Chance weg, Erfolg zu erzielen. Professionell geschriebene Briefe oder E-mails sind oft der erste Schritt, ernst genommen zu werden.

 

Ihre Formen und Typen

Jeder von uns kann die Typen unterscheiden. Damit haben wir entweder eine persönliche Erfahrung oder tun es einfach intuitiv. Wir haben unter anderem folgende Formen zu nennen:

  • geschäftliche Korrespondenz (Geschäftskorrespondenz)
  • persönliche
  • offizielle
  • private

Eine weitere Gruppe bilden die Typen von Korrespondenz. Je nachdem welche Sachen via die schriftliche Kommunikation zu erledigen sind, wer der Empfänger ist, welchen Wert und Umfang unser Anliegen hat, wählen wir unterschiedliche Typen von Briefen oder anderen Formen der schriftlichen Kommunikation aus.

Nehmen wir als Beispiel die Geschäftskorrespondenz. Hier ist es besonders wichtig, den richtigen Stil und die entsprechenden Regeln einzuhalten. Nicht zu vergessen – die Wortwahl. Was gehört aber unter anderem zur Geschäftskorrespondenz?

  • Arbeitsangebote
  • Referenzbriefe
  • Absagen
  • Anfragen und Angebote
  • Mahnbriefe
  • Reklamationen
  • Einladungen und Ansagen
  • Gratulationsbriefe
  • Kondolenzbriefe
  • Danksagungen
  • Bewerbungen

 

Welche Dinge sind dafür von größter Bedeutung?

Für jedes von den obigen Typen von Schreiben gelten unterschiedliche Regeln, an die wir uns halten sollen, wenn wir es formulieren. Achten Sie auf:

  • spezifische Wortwahl
  • spezifische Redewendungen
  • spezifische Struktur
  • Möglichkeiten, das Schreiben zu adressieren
  • Anredeformen
  • Kohärenz
  • Stil
  • Verständlichkeit
  • Wortschatz oder Formulierungen, die man nicht gebrauchen soll
  • Kürzungen

 

Welche Form soll ich für die geschäftliche Korrespondenz bevorzugen?

Sowohl traditionelle Briefe als auch die E-mails haben ihre Nachteile und Vorteile. Ihre Wahl soll vor allem Ihrem Ziel entsprechen, d.h.Sie sollen erwägen, was Sie erreichen möchten. Traditionelle Briefe, egal ob handgeschrieben (was heutzutage selten passiert) oder gedruckt (oft mit handgeschriebener Unterschrift und einem Stempel) werden immer noch für offizieller und formaler gehalten als die E-mail-Korrespondenz.

Die E-mail-Korrespondenz wird gebraucht in Fällen, wo ein schneller Austausch von Informationen und längerer „Dialog” nötig ist. Emails sind schneller erreichbar und ermöglichen sofortige Reaktion. Sie ersetzen den alten Schriftverkehr, können jedoch nicht überschätzt werden. Wenn es um wichtige Themen geht wie zum Beispiel eine Kündigung oder Fristsetzung, wird meistens die alte Schriftform, d.h. ein Brief verlangt. Meistens geht es hier um ein Einschreiben mit Rückschein, dank dem man die Bestätigung hat, dass der Brief beim Empfänger angekommen ist. Nichts zu vergessen – E-mails landen oft in Spam-Folder oder werden irrtümlicherweise als Spam erkannt und gelöscht.

 

Geschäftliche Korrespondenz übersetzen und nicht nur…

Geschäftliche Korrespondenz ins Ausland? Kein Problem. In Slavis können wir Ihnen helfen, Ihre Korrespondenz übersetzen: E-mails, Briefe, Kommentare auf Facebook.

Regelmäßiger Kontakt mit Kunden im Ausland verbindet sich oft mit Schriftverkehr. Die geschäftliche Korrespondenz als Briefe, Noten, E-mails, oder persönliche Mitteilungen wird oft in andere Sprachen übersetzt. Was brauchen wir dazu? Die Sprachkenntnisse reichen nicht aus. In jedem Land gelten andere Regeln, die oft die Kultur des Landes widerspiegeln, andere Anredeformen, andere Begrüßungsformeln und unterschiedliche Formulierungen. Die erfahrenen Übersetzer aus einem professionellen Übersetzungsbüro wie Slavis verfügen nicht nur über gute Sprachkenntnisse. Als Natives kennen sie die Kultur des Landes. Die Übersetzung der geschäftlichen Korrespondenz in einem Übersetzungsbüro wie Slavis hat ihren Vorteil.

 

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Autor: Michal Wiewior

CEO in Slavis Technical Translations, Sworny - Certified Translations